Por qué se habla de cuatro años y de seis años
La AEAT señala un plazo fiscal general de conservación vinculado a la prescripción de cuatro años, con excepciones. Ese plazo no debe contarse automáticamente desde la emisión: hay que atender a la obligación tributaria, al inicio del cómputo y a posibles interrupciones. Consulta su resumen sobre conservación de facturas.
Por otro lado, el artículo 30 del Código de Comercio exige a los empresarios conservar determinada documentación del negocio durante seis años desde el último asiento realizado en los libros, salvo reglas especiales. La AEAT explica esta diferencia. El cese de actividad no elimina por sí solo esa obligación.
Documentos que no conviene eliminar por una regla automática
| Situación | Por qué revisar el plazo |
|---|---|
| Compra de un bien con efectos fiscales posteriores | Puede seguir justificando amortizaciones, valor de adquisición o regularizaciones |
| IVA sometido a regularización | La AEAT contempla el periodo de regularización y los cuatro años siguientes |
| Comprobación, recurso o reclamación pendiente | La documentación puede seguir siendo necesaria para acreditar el caso |
| Créditos fiscales procedentes de otros ejercicios | Existen reglas de comprobación específicas |
| Factura impagada o litigio comercial | El expediente económico todavía no está cerrado |
Ejemplo práctico: compras un equipo que utilizas durante varios ejercicios. Aunque la factura sea antigua, puede explicar el coste y el tratamiento de un activo que aún figura en tus registros. Guárdala en una carpeta de bienes y no solo dentro del trimestre en que pagaste.
Para evitar decisiones improvisadas, añade al archivo una marca de «conservación especial» y el motivo: activo, procedimiento abierto, contrato vigente o revisión pendiente. Cuando llegue la limpieza anual, esa marca obliga a comprobar el caso antes de eliminarlo.
Qué conservar además del PDF de la factura
La factura necesita contexto si hubo cambios o incidencias. Guarda las rectificativas vinculadas a sus originales, las pruebas relevantes de entrega y los justificantes de los cobros o reintegros. Mantén también las exportaciones de los registros que expliquen cómo se trató la operación.
- Facturas emitidas y recibidas, identificadas por emisor, número y fecha.
- Rectificativas y referencia a las facturas afectadas.
- Documentación de bienes de inversión y operaciones especiales que corresponda.
- Justificantes relevantes de cobro, devolución y acuerdos comerciales.
- Información necesaria para interpretar archivos electrónicos y verificar su integridad.
No sustituyas una factura por el correo que la acompañaba si el adjunto ha desaparecido. Tampoco por una captura en la que se ven el total y el proveedor, pero no el resto de los datos. Comprueba que realmente conservas el documento completo.
Papel, PDF y originales electrónicos
La conservación electrónica debe asegurar legibilidad, autenticidad e integridad y permitir el acceso a los documentos. Para facturas electrónicas, conserva el formato original recibido o remitido y, cuando corresponda, los elementos que permitan verificarlo. Así lo recoge la AEAT en sus obligaciones de conservación.
Si recibes un documento estructurado y también una representación en PDF, no supongas que el segundo sustituye siempre al primero. Y escanear un papel para trabajar más cómodamente no significa que puedas destruir el original sin revisar los requisitos aplicables a esa sustitución.
La gestoría o el proveedor pueden ayudarte a conservar el archivo, pero eso no elimina tu responsabilidad. Pide una exportación verificable y comprueba cómo recuperarías los documentos si termina el contrato o cambia el servicio.
Un archivo que puedas recuperar de verdad
- Separa emitidas, recibidas, rectificativas y bienes con efectos a largo plazo.
- Usa un nombre estable: fecha, emisor e identificador del documento; evita «factura final buena».
- Mantén un índice que relacione cada archivo con su número y periodo.
- Guarda una copia de respaldo separada del lugar habitual de trabajo.
- Prueba periódicamente la recuperación de una factura y de su documentación relacionada.
- Antes de cancelar un programa, exporta documentos y registros y revisa una muestra.
Una copia de seguridad que nadie ha intentado abrir solo demuestra que existe un archivo. Para comprobarla, busca una factura por su número, abre el documento y reconstruye el saldo o la incidencia asociada. Esa pequeña prueba detecta exportaciones incompletas antes de que las necesites con urgencia.
Preguntas frecuentes.
¿Puedo borrar todo lo que tenga más de cuatro años?
No como regla automática. Hay que comprobar el cómputo de la prescripción, sus interrupciones, obligaciones mercantiles y efectos o procedimientos que sigan abiertos.
¿La gestoría conserva las facturas por mí?
Puede hacerlo según lo acordado, pero debes verificar qué guarda, durante cuánto tiempo y cómo recuperarlo. Delegar el archivo no elimina tu responsabilidad de conservación.
¿Cerrar la actividad permite borrar las facturas?
No. El cierre no extingue por sí solo las obligaciones de conservar documentación ni los efectos de operaciones anteriores.
De entenderlo a probarlo.
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Fuentes.
- AEAT · Conservación de facturas y excepciones fiscales
- AEAT · Conservación de libros y plazo mercantil
- AEAT · Obligación de conservar las facturas
Información general: no sustituye el asesoramiento de tu gestoría para tu caso concreto.