Los tres filtros antes de deducir un gasto
La AEAT exige que el gasto esté vinculado a la actividad, debidamente justificado y registrado en la contabilidad o libros obligatorios. La factura es el justificante prioritario en operaciones realizadas por empresarios, pero no demuestra por sí sola que la compra sea profesional. Puedes consultar los requisitos de deducibilidad en IRPF.
- Actividad: escribe para qué necesitas la compra y con qué trabajo se relaciona.
- Justificación: reúne factura o justificante adecuado y, cuando sea útil, contrato, pedido y prueba de pago.
- Registro: identifica fecha, proveedor, concepto y tratamiento fiscal sin duplicarlo.
Ejemplo práctico: una suscripción de diseño empleada para trabajos de clientes es más fácil de explicar si conservas su factura y sabes qué cuenta profesional la utiliza. Una compra personal no pasa a ser profesional por cambiar el nombre de la carpeta donde la guardas.
Deducir un gasto en IRPF no es recuperar su IVA
En IRPF, el gasto admitido reduce el rendimiento sobre el que se calcula el impuesto. En IVA, la cuota deducible se resta del IVA repercutido cuando se cumplen sus requisitos. Son decisiones separadas: puede haber gastos deducibles sin IVA, cuotas no deducibles o limitaciones por el tipo de actividad.
| Dato | Importe |
|---|---|
| Base del servicio | 100,00 € |
| IVA del 21 % | 21,00 € |
| Pago al proveedor | 121,00 € |
| Gasto en IRPF, suponiendo deducibilidad completa | 100,00 € |
| IVA deducible, suponiendo derecho pleno | 21,00 € |
Los 100 € de gasto no significan que Hacienda te devuelva 100 €. Reducen tu rendimiento; el efecto final depende de tu situación. Tampoco deduzcas 121 € como gasto y otros 21 € como IVA recuperable en este ejemplo: contarías dos veces la misma cuota.
Gastos habituales y la comprobación que conviene hacer
| Gasto | Qué revisar |
|---|---|
| Cuota de autónomos | Justificante y periodo; no tiene una cuota de IVA que recuperar |
| Gestoría y servicios profesionales | Factura, relación con la actividad y posible retención |
| Software y herramientas | Uso profesional, país del proveedor y tratamiento del IVA |
| Publicidad | Factura y campaña vinculada al negocio |
| Coworking o local | Contrato, uso real y factura del servicio o arrendamiento |
| Ordenador y equipo duradero | Afectación y posible amortización, en lugar de deducir todo de una vez |
| Formación | Relación concreta con la actividad; no basta que resulte interesante |
| Comisiones bancarias | Justificante y vínculo con operaciones del negocio |
Utiliza esta tabla para reunir documentos, no para marcar todo como deducible. El país del proveedor, una actividad exenta o un uso mixto pueden cambiar el resultado. Un ordenador que se utiliza varios años tampoco debe tratarse automáticamente como una pequeña compra consumida en el mes.
Trabajar desde casa: cómo se calcula el 30 % de suministros
En IRPF, si una parte de la vivienda habitual está afecta a la actividad, la regla general para suministros aplica el 30 % sobre la proporción de superficie dedicada al negocio, salvo prueba de otro porcentaje. No es el 30 % de todas las facturas domésticas. La AEAT lo explica en el cálculo del rendimiento neto.
Ejemplo ficticio: vivienda de 90 m², con 18 m² afectos a la actividad. La proporción es 18 ÷ 90 = 20 %. El porcentaje general sobre el gasto de suministros computable es 20 % × 30 % = 6 %. Si dicho gasto computable es de 150 €, la cuantía resultante es 9 €.
Antes de aplicar el ejemplo, confirma qué superficie tienes declarada y cuál está realmente afecta. Revisa también el importe computable según el tratamiento del IVA. Esta regla de IRPF no determina por sí sola cuánto IVA puedes deducir y no se aplica indiscriminadamente al alquiler, a una hipoteca o a cualquier gasto de la vivienda.
Comidas y coche: dos gastos que requieren más cuidado
Manutención del propio autónomo
Para la deducción de la manutención propia se exige relación con la actividad, establecimiento de restauración u hostelería, pago electrónico y respeto de los límites reglamentarios. Que sea un día laborable no basta. Consulta las condiciones y límites en gastos del titular de la actividad.
Los límites diarios son 26,67 € en España y 48,08 € en el extranjero. Si pernoctas en otro municipio, 53,34 € y 91,35 €.
Guarda el motivo del desplazamiento o trabajo, la factura y el pago. Una comida personal pagada con tarjeta profesional sigue siendo personal. Tampoco confundas tu manutención con invitar a clientes: son categorías que requieren su propia revisión.
Vehículos de uso mixto
En IVA existe una presunción general del 50 % de afectación para determinados vehículos de turismo utilizados en la actividad, una vez acreditado ese uso profesional; hay excepciones y posibilidad de probar otro grado. Esa presunción no se traslada automáticamente al IRPF. La AEAT detalla la afectación de vehículos a efectos de IVA.
No conviertas esa regla en «todos los autónomos se deducen la mitad de cualquier coche». Prepara pruebas de uso, tipo de actividad y desplazamientos, y revisa por separado compra, combustible, reparaciones e impuestos con la gestoría.
Un cierre mensual que evita gastos perdidos o duplicados
- Reúne facturas recibidas, recibos y movimientos bancarios en un mismo periodo.
- Marca los cargos sin documento y pide la factura al proveedor.
- Separa compras personales antes de calcular previsiones.
- Identifica facturas extranjeras, bienes duraderos y usos mixtos para revisión.
- Vincula cada pago a su documento; una importación bancaria no debe crear un segundo gasto.
- Comprueba abonos y devoluciones: también cambian los importes registrados.
- Entrega a la gestoría los casos dudosos con contexto, no solo una foto del ticket.
Puedes añadir tres estados a tu organización: listo para revisar, falta documento y duda fiscal. Así no desaparece una compra solo porque aún no sabes cómo tratarla, y tampoco entra por defecto en el cálculo deducible.
Preguntas frecuentes.
¿El extracto bancario sustituye a la factura?
El extracto demuestra un movimiento de dinero, pero no suele contener toda la información exigible de la operación. Conserva el justificante adecuado a cada gasto.
¿Puedo deducir cualquier gasto con factura?
No. Además de estar justificado, debe cumplir la vinculación con la actividad, el registro y las reglas específicas de cada impuesto.
¿Una foto o un escáner decide si es deducible?
No. Sirven para capturar y organizar datos. La deducibilidad depende de la operación, la documentación y tu situación fiscal.
De entenderlo a probarlo.
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Fuentes.
- AEAT · Requisitos de los gastos deducibles en IRPF
- AEAT · Qué IVA soportado puede deducirse
- AEAT · Suministros de vivienda y rendimiento neto
- AEAT · Cuota de autónomos y manutención del titular
Información general: no sustituye el asesoramiento de tu gestoría para tu caso concreto.