Antes de reclamar: confirma que la factura está vencida
Una factura impagada y una factura todavía dentro de plazo requieren mensajes distintos. Antes de escribir, revisa el vencimiento acordado, el envío al contacto correcto y si existe un pago parcial o una incidencia pendiente. No reclames el total original si ya se ha cobrado una parte.
- Contrato, presupuesto aceptado o pedido que acredita el encargo.
- Prueba de entrega o realización del servicio.
- Factura y constancia de su envío.
- Fecha de vencimiento y condiciones pactadas.
- Cobros, abonos y rectificativas que cambian el saldo.
- Persona que aprueba el gasto y persona que ejecuta el pago.
Ejemplo ficticio: factura por 1.815 €, con 600 € ya recibidos. El saldo pendiente es 1.215 €. Si además acordaste un descuento, primero comprueba cómo se ha documentado. Una reclamación basada en una cifra incorrecta suele retrasar más el cobro.
Mensaje 1: resolver un posible olvido
Utilízalo cuando el vencimiento ha pasado y no hay un conflicto conocido. Adjunta la factura o proporciona un enlace accesible para la persona encargada. Sustituye los campos entre corchetes antes de enviar.
Asunto: seguimiento de la factura [número]
La petición concreta es confirmar recepción y fecha. «A ver si podéis pagarlo» no deja una siguiente acción clara. Si el cliente responde que falta el número de pedido, comprueba si era un requisito comunicado y resuelve la incidencia sin borrar ni reemitir facturas de forma improvisada.
Mensaje 2: convertir una promesa en un compromiso concreto
Úsalo si recibiste una respuesta vaga o no hubo confirmación. Propón una fecha realista de respuesta como pauta de gestión; no la presentes como un plazo legal si no lo es.
Asunto: fecha de pago pendiente · factura [número]
Si te proponen fraccionar, deja por escrito importes y fechas. Para el saldo ficticio de 1.215 €, un acuerdo de 600 € y 615 € debe identificar ambos vencimientos y la factura a la que se aplican. No marques toda la factura como cobrada cuando llegue el primer plazo.
Registra la promesa exacta: «transferencia el 12 de noviembre» es accionable; «la semana que viene lo miramos» requiere confirmación. Si el cliente acredita el pago, contrástalo con el banco antes de cerrar el seguimiento.
Mensaje 3: dejar constancia y preparar el siguiente paso
Cuando se incumple una fecha confirmada, resume hechos verificables. Evita amenazas, referencias a sanciones inventadas o mensajes a personas ajenas al asunto.
Asunto: solicitud de regularización · factura [número]
Este texto es un modelo de comunicación comercial. No garantiza que un correo ordinario acredite recepción, contenido o los requisitos de una reclamación formal. Si necesitas prueba fehaciente, elige con asesoramiento el medio adecuado y conserva sus justificantes.
Plazos e intereses: distingue las operaciones entre empresas
En operaciones comerciales dentro del ámbito de la Ley 3/2004, la regla general sin plazo pactado es de 30 días naturales desde la recepción de bienes o prestación del servicio. El pacto no puede superar 60 días. Hay reglas de cómputo y supuestos particulares; no apliques estas cifras sin más a consumidores o contratación pública.
La ley prevé intereses de demora cuando se cumplen sus condiciones y una compensación fija de 40 € por costes de cobro, además de determinados costes acreditados. El interés legal de demora comercial se publica por semestres. Consulta los artículos 4 a 8 de la Ley 3/2004 antes de incluir cantidades adicionales.
Separa en tu expediente principal pendiente, intereses calculados y costes reclamados. Anota el fundamento de cada importe. No sumes una «penalización» arbitraria al precio de la factura ni confundas el interés comercial con el interés legal general.
¿Tengo que declarar el IVA si no he cobrado?
En el régimen general, el retraso del pago no cambia por sí solo el devengo del IVA. El régimen especial del criterio de caja tiene reglas diferentes. La AEAT explica esa diferencia. Por eso marcar una factura como pendiente en tu programa no elimina automáticamente su IVA del trimestre.
Puede existir una vía para modificar la base imponible por créditos incobrables, pero exige requisitos, plazos y trámites. No consiste en borrar la factura ni en emitir un abono porque ha vencido. La AEAT distingue los requisitos para recuperar IVA impagado del procedimiento de rectificación y comunicación.
Avisa pronto a tu gestoría si el impago se prolonga. Facilita la factura, fecha de operación, vencimiento, cobros parciales y pruebas de reclamación. Las condiciones pueden variar si hay concurso, garantías o un destinatario extranjero. Recuperar IVA y cobrar la deuda son procedimientos distintos.
Un registro sencillo para no perseguir el mismo pago a ciegas
| Campo | Ejemplo ficticio |
|---|---|
| Factura y cliente | F-2026-057 · Cliente Ejemplo |
| Vencimiento | 20/10/2026 |
| Saldo pendiente | 1.215,00 € |
| Último contacto | Correo del 27/10/2026 |
| Respuesta | Pendiente de autorización de compras |
| Siguiente acción | Confirmar responsable y fecha el 03/11/2026 |
Elige una cadencia proporcionada al caso, por ejemplo un primer contacto tras comprobar el vencimiento y otro después de la fecha de respuesta acordada. Son decisiones de gestión, no un calendario legal. Detén recordatorios automáticos cuando hay una incidencia abierta o un pago confirmado para evitar mensajes contradictorios.
Si necesitas acudir a una vía formal o judicial, entrega el expediente completo a un profesional para que valore cauce, plazos y requisitos previos vigentes. La documentación ordenada permite decidir con más criterio que una lista de facturas sin contrato ni comunicaciones.
Preguntas frecuentes.
¿Cuándo envío el primer recordatorio?
Cuando hayas comprobado el vencimiento, el saldo y que el pago no esté ya en curso. Puedes enviar antes un aviso amistoso de próximo vencimiento, sin presentarlo como impago.
¿Borro la factura si el cliente no paga?
No. El impago no hace desaparecer la operación. La rectificación fiscal por incobrables exige un procedimiento y condiciones específicos.
¿Sirven estos mensajes como reclamación formal?
Son plantillas de seguimiento comercial. La validez probatoria y los requisitos de una reclamación formal dependen del contenido, del medio utilizado y del procedimiento aplicable.
De entenderlo a probarlo.
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Fuentes.
- BOE · Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad
- AEAT · Criterio de caja y régimen general
- AEAT · Requisitos para recuperar el IVA impagado
- AEAT · Procedimiento de modificación de base imponible
Información general: no sustituye el asesoramiento de tu gestoría para tu caso concreto.