Cuándo debes facturar un anticipo
Un anticipo de cliente es un cobro a cuenta del precio de una operación futura. Como regla general del IVA, el impuesto se devenga al recibir ese dinero por el importe efectivamente cobrado. Por eso no debes esperar a terminar el encargo para documentarlo. La AEAT explica el momento del devengo.
La solicitud de pago y el cobro no son el mismo hecho. Puedes enviar un presupuesto o una proforma para que el cliente apruebe el importe. Si aún no ha pagado y la operación no se ha realizado, no registres un anticipo como cobrado solo porque hayas pedido el dinero.
Qué poner en la factura de anticipo
La factura debe identificar la operación y permitir relacionarla con el encargo. Además de los datos ordinarios, incorpora la fecha del cobro si difiere de la expedición. La AEAT recoge los datos de factura y de pagos anticipados.
- Número correlativo dentro de la serie utilizada.
- Datos fiscales del emisor y del cliente.
- Concepto que indique que es un anticipo y describa el servicio futuro.
- Referencia al presupuesto o contrato para localizar las condiciones.
- Base del anticipo, impuestos aplicables y total.
- Fecha del cobro y medio de pago en tu registro de tesorería.
Un concepto útil sería: Anticipo del 40 % del proyecto de diseño web según presupuesto P-026. Evita dejar solo «entrega a cuenta» si después no podrás saber a qué proyecto corresponde. No necesitas repetir en la factura todo el contrato; sí conservar la relación entre ambos.
Ejemplo completo: 40 % al inicio y 60 % al final
Una sociedad acuerda un servicio de 3.000 € de base, más 630 € de IVA. El precio total es 3.630 €. El cliente paga el 40 % antes del inicio: 1.452 €. Son cifras ficticias que permiten separar el presupuesto, la factura y el movimiento bancario.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base del anticipo: 3.000 × 40 % | 1.200,00 € |
| IVA del anticipo: 1.200 × 21 % | 252,00 € |
| Total recibido | 1.452,00 € |
Al finalizar, la factura de liquidación debe tener en cuenta ese anticipo. Una presentación comprensible es mostrar el servicio completo y la base ya facturada como anticipo, identificando el documento anterior. La base pendiente es 1.800 €, y su IVA, 378 €.
| Concepto | Base |
|---|---|
| Servicio completo | 3.000,00 € |
| Anticipo ya facturado en F-2026-021 | −1.200,00 € |
| Base pendiente | 1.800,00 € |
| IVA pendiente, 21 % | 378,00 € |
| Total pendiente de cobro | 2.178,00 € |
Comprueba las sumas: 1.452 + 2.178 = 3.630 € cobrados; 252 + 378 = 630 € de IVA. El anticipo y la liquidación documentan partes del mismo precio. Si registras el anticipo y después otra factura de 3.630 € sin descontarlo fiscalmente, duplicas parte de la operación.
La forma exacta de introducirlo depende del programa. Algunas herramientas enlazan automáticamente anticipos y liquidación; otras requieren líneas de descuento de la base ya facturada. Comprueba el PDF y los totales registrados, no solo el texto «anticipo descontado».
Si el cliente transfiere una cantidad con IVA incluido
Otro caso frecuente: acordaste recibir 1.210 € en total. Si todo ese anticipo corresponde a una operación al 21 %, sin retención, su base es 1.210 ÷ 1,21 = 1.000 €, y su IVA, 210 €. No añadas otros 254,10 € de IVA encima de los 1.210 € si ese importe ya era el total convenido.
Si eres profesional y procede retención, la transferencia no coincide con base más IVA: hay que descontar también la retención correspondiente. Revisa el cálculo con los datos de tu caso en la guía de facturas con IRPF. No reconstruyas la base con la fórmula anterior en una operación con retención, tipos múltiples o recargos.
Para evitar diferencias, escribe en el presupuesto el importe exacto de cada pago y si incluye impuestos. Pedir «un anticipo de 1.000 €» deja una duda; indicar «1.000 € de base más 210 € de IVA: 1.210 € a transferir» la resuelve.
Qué pasa si anticipo y entrega caen en trimestres distintos
En el ejemplo, imagina que el anticipo llega el 28 de septiembre y el servicio se completa el 20 de noviembre. Bajo las condiciones indicadas, los 252 € del anticipo corresponden al tercer trimestre y los 378 € restantes al cuarto. Mover la fecha del PDF no cambia cuándo se produjo el cobro anticipado.
Conserva la fecha real del banco, la factura del anticipo y el documento final. Si al cierre del trimestre solo miras proyectos terminados, olvidarás anticipos; si solo miras dinero recibido, puedes dejar fuera operaciones ya devengadas cuyo cobro sigue pendiente.
El IVA y el reconocimiento del ingreso en IRPF o contabilidad no siempre siguen la misma regla. No interpretes que todo anticipo es automáticamente un ingreso fiscal del mismo momento en todos los impuestos. Da a tu gestoría el encargo, el cobro y las fechas para aplicar el criterio correspondiente.
Si se cancela el proyecto o cambia el precio
Empieza por determinar qué parte del trabajo se ha realizado y qué acuerdan las condiciones. Si procede devolver el anticipo o reducir el precio, documenta la corrección mediante la factura rectificativa que corresponda y registra por separado el reintegro. No elimines la factura del anticipo para que desaparezca del listado.
- Acuerdo comercial: importe definitivo y motivo del cambio.
- Documentos: anticipo original, rectificativa si procede y liquidación.
- Tesorería: lo recibido, lo devuelto y lo que queda pendiente.
- Fiscalidad: tratamiento y periodo del ajuste revisados con la gestoría.
Si el dinero retenido tras la cancelación tiene naturaleza indemnizatoria, no lo trates como un servicio prestado sin revisar el contrato. La etiqueta «reserva no reembolsable» no determina por sí sola su tratamiento tributario.
Preguntas frecuentes.
¿El anticipo lleva IVA?
Como regla general, un cobro anticipado de una operación sujeta al IVA español devenga el impuesto por lo recibido. Hay excepciones y debe comprobarse la naturaleza de la operación.
¿Puedo usar solo un recibo?
El justificante del ingreso acredita el pago, pero no sustituye a la factura cuando existe obligación de expedirla.
¿Descuento el anticipo antes o después del IVA?
Hay que descontar correctamente la base y el IVA ya facturados. Restar únicamente el dinero del total, manteniendo otra vez toda la base y todo el IVA, duplicaría la facturación del anticipo.
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Fuentes.
- AEAT · Momento del devengo del IVA
- AEAT · Obligación de facturar y anticipos
- AEAT · Contenido de las facturas
Información general: no sustituye el asesoramiento de tu gestoría para tu caso concreto.