Factura proforma: qué es y cómo prepararla con un ejemplo

Para qué sirve una factura proforma

Una factura proforma es un documento comercial previo que describe una operación propuesta: quién compra, qué se ofrece, cuánto cuesta y bajo qué condiciones. No sustituye a la factura fiscal ni acredita por sí sola que se haya pagado. La Cámara de Granada explica su carácter informativo y su diferencia respecto a la factura comercial.

En comercio exterior también puede utilizarse para determinados trámites de importación, pago o financiación. Si tu cliente necesita un documento para un trámite concreto, confirma sus requisitos antes de reutilizar una plantilla de servicios nacionales.

Para un pequeño negocio, su utilidad suele ser más sencilla: el departamento de compras quiere revisar el importe antes de autorizarlo. En ese caso, lo que necesita es una propuesta identificable y consistente, no una factura emitida antes de tiempo para superar un trámite interno.

Proforma, presupuesto y factura: cuál enviar

Si el proyecto todavía se está definiendo, empieza por un presupuesto que concrete entregables, revisiones y calendario. Si esos puntos ya están acordados y el cliente necesita el desglose para autorizar el pago, una proforma puede resumirlo. No es necesario generar ambos documentos cuando uno resuelve la necesidad.

Plantilla de contenido para una proforma clara

Este esquema es una propuesta práctica para servicios nacionales. Completa los campos con datos reales y revisa los impuestos que correspondan; no presupone que todas las actividades tengan el mismo IVA o retención.

1. Encabezado visible: FACTURA PROFORMA. Añade que es un documento informativo que no sustituye a la factura fiscal.
2. Referencia interna, por ejemplo PF-024, y fecha de preparación. Es una referencia comercial, separada de la numeración de facturas emitidas.
3. Datos del proveedor y del cliente: nombre o razón social, identificación fiscal, domicilio y contacto para resolver dudas.
4. Descripción precisa: servicio, cantidad, unidad, precio y descuentos pactados.
5. Desglose económico previsto: base, impuestos que correspondan, retención si procede e importe resultante.
6. Condiciones: validez de la oferta, forma de pago, calendario y referencia al presupuesto o contrato.
7. Alcance: entregables incluidos, límites de revisiones y condiciones para trabajos adicionales.

La Cámara de España recomienda concretar conceptos, importes y forma de pago en los presupuestos. Aplicar esa claridad a la proforma evita que el departamento de compras apruebe un importe distinto del que espera la persona que te contrató.

Ejemplo: un proyecto de 2.000 € más IVA

Ejemplo ficticio de una sociedad que presta un servicio nacional sujeto al 21 %, sin retención. Proforma PF-024 para un proyecto web de alcance cerrado: una página de presentación, adaptación móvil y dos rondas de cambios. No incluye mantenimiento posterior ni compra de imágenes.

Condiciones propuestas para este ejemplo: validez comercial de 15 días desde su envío; 40 % antes del inicio y 60 % al completar el trabajo; calendario contado desde la entrega del material por el cliente. Son condiciones de ejemplo, no plazos legales universales.

El primer pago sería de 968 €: 800 € de base y 168 € de IVA. El segundo, de 1.452 €: 1.200 € de base y 252 € de IVA. Mostrar ambos importes evita que el cliente interprete «40 %» como un porcentaje de la base y transfiera solo 800 €.

Si cambian el precio o el alcance antes de aceptar, conserva la propuesta anterior y envía una nueva versión comercial. Un nombre como PF-024-v2 permite entender cuál se aprobó. Cuando llegue el momento de facturar, el documento fiscal tendrá su propio número y fecha.

Qué hacer cuando el cliente paga la proforma

Recibir dinero cambia la situación. En operaciones sujetas al IVA español, los cobros anticipados generan normalmente el devengo por el importe recibido y requieren factura, con las excepciones previstas. La AEAT detalla la obligación de facturar los anticipos.

1. Identifica el ingreso y comprueba a qué proyecto y cliente corresponde.
2. Confirma si es un anticipo del precio o responde a otro concepto, como una garantía.
3. Emite la factura procedente con los datos y fechas reales.
4. Vincula la proforma, el presupuesto y el anticipo para conservar la historia del encargo.
5. Al terminar, descuenta correctamente lo anticipado en la liquidación final.

En el ejemplo, los 968 € iniciales no se quedan respaldados únicamente por PF-024: se documentan con la factura de anticipo correspondiente. Al completar el proyecto, revisa la guía para descontar anticipos en la factura final.

Errores que provocan confusiones al cobrar

• Usar el mismo aspecto y número que una factura emitida, sin identificar la proforma.
• Poner «pagada» cuando solo se ha enviado una solicitud de pago.
• Dejar fuera gastos que después aparecen como obligatorios.
• Cambiar los impuestos para que el total coincida con lo que ha transferido el cliente.
• Contabilizar como dos ventas la proforma y la factura definitiva.
• Emitir una factura fiscal solo porque compras pide «una factura», sin aclarar qué documento necesita realmente.

Una pregunta operativa resuelve muchas incidencias: «¿Necesitáis una propuesta para autorizar el gasto o la factura de una operación ya realizada?». La respuesta permite enviar el documento adecuado sin iniciar una cadena de anulaciones y rectificaciones.

Preguntas frecuentes.

Sigue leyendo.

• Factura de anticipo: del primer pago a la factura final
• Cómo organizar el seguimiento de cobros
• Presupuestos en Giratia

Fuentes.

• Cámara de Granada · Qué es una factura proforma
• Cámara de España · Claves para elaborar un presupuesto
• AEAT · Obligación de facturar

Información general: no sustituye el asesoramiento de tu gestoría para tu caso concreto.