Qué es un suplido y qué requisitos tiene
Un suplido es una cantidad que pagas en nombre y por cuenta del cliente, por mandato expreso de este. Actúas como intermediario y recuperas el importe adelantado. La AEAT explica que estas sumas quedan fuera de la base imponible de tu servicio y que el justificante corresponde al cliente, en su guía de cálculo de la base imponible.
- El cliente te ha encargado expresamente hacer el pago en su nombre.
- La operación y el justificante corresponden al cliente, no a tu negocio.
- Puedes acreditar cuánto has adelantado.
- Recuperas exactamente esa cantidad; tus honorarios por gestionar el trámite se distinguen aparte.
Conserva el encargo por escrito siempre que puedas, aunque el mandato no tenga que adoptar siempre esa forma. Un correo que identifique el trámite, el cliente y la autorización de pago facilita mucho más la revisión que una nota posterior diciendo «gasto del cliente».
La factura del proveedor decide mucho más que el nombre de la línea
En pantallas pequeñas, desliza la tabla para ver todas las columnas.
| Comprobación | Suplido | Gasto propio repercutido |
|---|---|---|
| Por cuenta de quién se contrata | Del cliente | De tu negocio |
| Destinatario del justificante | El cliente | Tu negocio |
| Qué recuperas | El importe exacto adelantado | Un coste o precio que repercutes |
| Tratamiento en tu servicio | Fuera de la base imponible si cumple los requisitos | Se analiza como parte de la contraprestación, salvo otra regla aplicable |
Ejemplo: pagas una tasa administrativa que corresponde a tu cliente y queda identificada a su nombre. Puede ser un suplido si existe el mandato y la documentación adecuada. En cambio, contratas a tu nombre un proveedor necesario para realizar tu trabajo: que el cliente te reembolse ese coste no lo convierte por sí solo en suplido.
Tampoco cambia la naturaleza del gasto escribir «suplido», «dietas» o «reembolso» en la factura. Antes de elegir la etiqueta, revisa el contrato y el documento del tercero. Si están a tu nombre por error, pide al proveedor que revise el destinatario real; no alteres tú su factura.
Ejemplo de factura con honorarios y un suplido
Supuesto ficticio: una sociedad cobra 600 € de honorarios por una gestión nacional sujeta al 21 %, sin retención. Además, ha adelantado una tasa de 85 € en nombre del cliente, por su encargo expreso y con el justificante correspondiente. La tasa se recupera por su importe exacto.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Honorarios: base imponible | 600,00 € |
| IVA del servicio, 21 % | 126,00 € |
| Subtotal del servicio | 726,00 € |
| Suplido: tasa según justificante adjunto | 85,00 € |
| Importe total a recibir | 811,00 € |
El IVA se calcula sobre 600 €, no sobre 685 €. Los 85 € no representan un servicio propio exento: son un pago por cuenta ajena separado de tus honorarios. Añade una descripción que permita localizar el justificante, por ejemplo «Tasa del expediente X-014, abonada por cuenta del cliente».
Si tus honorarios profesionales llevan retención, habrá que reflejarla también en la liquidación. El ejemplo utiliza una sociedad sin retención para aislar la diferencia entre base del servicio y suplido; no apliques sus importes a una factura con otra fiscalidad.
Ejemplo de un gasto reembolsable que no es suplido
Supuesto distinto: tu empresa compra a su nombre un servicio auxiliar de 100 € más 21 € de IVA para realizar el encargo. Acuerdas con el cliente repercutir 100 € adicionales de base junto a tus honorarios de 600 €. Bajo el supuesto de que todo forma parte de un servicio sujeto al 21 %, la base será 700 € y el IVA, 147 €: total 847 €.
La factura recibida de 121 € se registra como compra de tu negocio con el tratamiento que corresponda; la factura emitida recoge tu operación con el cliente. No basta con añadir aquellos 121 € al final y llamarlos suplido. Tampoco hay una regla universal que permita copiar el tipo de IVA del proveedor: debe analizarse la operación que tú realizas.
Cómo conservar el rastro del dinero
El suplido no es un gasto propio del intermediario ni genera para este un IVA deducible por la factura del tercero. El eventual derecho a deducir corresponde al cliente, si cumple los requisitos. La AEAT también distingue estos importes de los datos del registro de facturación en sus preguntas técnicas de VERI*FACTU.
- Encargo: quién autorizó el pago y para qué trámite.
- Justificante: documento del tercero que identifica al cliente.
- Salida de dinero: cuánto adelantaste y cuándo.
- Recuperación: en qué liquidación o cobro te lo devolvió el cliente.
- Saldo: si queda algún importe por recuperar o por devolver.
Comprueba que tu aplicación permite distinguir estos conceptos. No fuerces un suplido dentro de una línea normal con un IVA del 0 % solo para que el PDF cuadre: el total cobrado, la base del servicio y la información fiscal pueden necesitar tratamientos distintos.
Si el cliente te entrega una provisión de fondos, separa desde el principio la parte destinada a sus pagos de la destinada a tus honorarios. Lleva una liquidación de lo recibido, lo aplicado y el remanente. Una provisión para gastos ajenos no debe confundirse con un anticipo del precio de tu trabajo.
Cinco preguntas antes de enviarlo al cliente
- ¿Puedo enseñar el encargo del cliente para efectuar este pago?
- ¿El justificante identifica al destinatario real?
- ¿La cantidad recuperada coincide exactamente con la adelantada?
- ¿He separado los honorarios o comisiones que sí son de mi negocio?
- ¿Mi registro evita deducir como propio el gasto o el IVA del cliente?
Si alguna respuesta es dudosa, resuelve la documentación antes de enviar la factura. Resulta más sencillo corregir la clasificación a tiempo que explicar después por qué un mismo justificante aparece como gasto en dos negocios.
Preguntas frecuentes.
¿Los suplidos llevan IVA en mi factura?
Si cumplen los requisitos, quedan fuera de la base imponible de tu servicio. El pago al tercero puede tener su propia fiscalidad; no significa que toda operación subyacente esté exenta.
¿Un gasto a mi nombre puede ser un suplido?
No encaja en el supuesto ordinario de un pago documentado en nombre y por cuenta del cliente. Debe revisarse como gasto propio repercutido o corregirse la documentación si el destinatario era incorrecto.
¿Puedo cobrar una comisión por gestionar el pago?
Puedes pactar honorarios de gestión, pero deben distinguirse del importe exacto adelantado. La comisión no se convierte en suplido.
De entenderlo a probarlo.
Antes de elegir cómo introducir un importe, distingue los honorarios, los gastos propios y los pagos por cuenta del cliente. Explora el editor de Giratia y revisa el tratamiento de tu caso con la gestoría.
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Fuentes.
Información general: no sustituye el asesoramiento de tu gestoría para tu caso concreto.